«Positive Pay 101»: un sencillo hábito diario que puede evitar el fraude

«Positive Pay» es uno de los hábitos diarios más sencillos que una empresa puede adoptar para evitar el fraude con cheques antes de que afecte a su tesorería operativa. En una época de estafas basadas en la inteligencia artificial y de cheques falsificados cada vez más sofisticados, esos dos minutos adicionales de revisión pueden marcar, literalmente, la diferencia entre un «pequeño inconveniente» y «tenemos que cerrar nuestra cuenta principal».

¿Por qué está aumentando el fraude con cheques comerciales?

Los delincuentes ya no necesitan equipos especiales para crear cheques falsificados convincentes o para alterar los nombres de los beneficiarios y los importes; las impresoras de alta resolución y las herramientas de inteligencia artificial generativa facilitan la producción de falsificaciones de aspecto profesional que pasan desapercibidas a simple vista. Al mismo tiempo, la IA ha propiciado el fraude mediante el suplantación de identidad en el correo electrónico empresarial y las estafas con «deepfakes», en las que los estafadores se hacen pasar por propietarios o ejecutivos para acelerar pagos o modificar la información de los proveedores.

Los informes del sector indican que los ataques fraudulentos basados en la inteligencia artificial y de varias etapas aumentarán considerablemente entre 2024 y 2025, incluyendo identidades sintéticas y solicitudes de pago basadas en «deepfakes» que se dirigen específicamente a cuentas empresariales. En este contexto, un solo cheque fraudulento que se compense en tu cuenta principal puede obligarte a cerrarla y volver a abrirla, lo que interrumpiría de un solo golpe el pago de nóminas, los pagos a proveedores y los reembolsos a clientes.

¿Qué es Positive Pay??

Positive Pay es un servicio automatizado de prevención del fraude que miembros Tropical Financial Credit Union para verificar cada cheque presentado cotejándolo con la lista de cheques que ha emitido su empresa. Piensa en él como un filtro: solo se aceptan los cheques de tu cuenta empresarial en Tropical Financial o de otra entidad que figure en tu lista de entidades autorizadas. Cualquier cheque que parezca sospechoso se aparta para que lo revises.

A continuación se explican los aspectos básicos de Positive Pay:

• El equipo de banca empresarial debe ponerse en contacto con tu empresa
• miembros los cheques emitidos en un archivo en línea
• Cuando se presenta un cheque para su pago, el sistema compara automáticamente los datos que figuran en el cheque con los que constan en tu expediente en línea
• Si todo coincide, se abona el cheque; si hay alguna discrepancia, el concepto pasa a considerarse una «excepción» y se marca para que tú tomes una decisión. Todos los conceptos se abonan hasta que se rechacen.

Tú mantienes el control activo sobre qué cheques se deben cobrar.

Cómo es un repaso matutino de dos minutos

La mayoría de los sistemas de «Positive Pay» están diseñados para ofrecer rapidez, por lo que resultan muy útiles como microhábito diario para propietarios, directores financieros o contables. A continuación se explica cómo suele funcionar una rutina de dos minutos:

1. Iniciar sesión
   Lo primero que haces al llegar a la mañana es iniciar sesión en la banca online para empresas o en tu portal de tesorería, igual que echarías un vistazo al saldo de ayer.
2. Ve a la pantalla «Positive Pay/Excepciones»
   Habrá una sección específica de «Positive Pay» o «excepciones» en la que se mostrarán los cheques que no coincidan exactamente con su archivo de cheques emitidos.
3. Revisa cada excepción
   Para cada cheque marcado, verás el número de cheque, la fecha, el importe y el beneficiario. Compáralo con tus registros contables o con la tramitación de cheques de ayer.
4. Decide: pagar o devolver
   Si el cheque es válido (por ejemplo, si lo reconoces como un pago reciente a un proveedor), haz clic en «pagar» o «aprobar». Si no te resulta familiar, ha sido alterado o sabes que ha sido anulado, indica al sistema que lo devuelva o lo rechace.
5. Confirma y sigue adelante
   Una vez que hayas tomado decisiones sobre todas las excepciones, confirma y cierra la sesión. El proceso completo suele durar menos de dos minutos en un día normal, cuando el sistema detecta pocas excepciones o ninguna.

Dado que Positive Pay se ejecuta continuamente en segundo plano, la mayoría de los días verás que «no hay excepciones» y el proceso se completará en cuestión de segundos. Esa rápida comprobación de tu cuenta de TFCU es lo que hace que el sistema de seguridad funcione.

Cómo bloquea «Positive Pay» las estafas actuales

El sistema «Positive Pay» resulta especialmente eficaz contra los tipos de fraude que están en auge en la era de la inteligencia artificial:

• Cheques falsificados y alterados
  Los delincuentes pueden utilizar plantillas diseñadas con inteligencia artificial e impresión de alta calidad para crear cheques que parecen idénticos a los de su empresa, pero con beneficiarios, importes o números de cheque diferentes. Positive Pay detecta estos casos porque los datos del cheque presentado no coinciden con los que usted ha cargado, por lo que el efecto se marca como sospechoso antes de que los fondos salgan de su cuenta.
• Robo de correo y cheques «blanqueados»
  Los cheques robados suelen ser «blanqueados» químicamente para modificar el beneficiario y el importe, un delito que se ha vuelto más habitual a medida que las redes organizadas se aprovechan del correo robado y de los datos de identidad de las empresas. Dado que el cheque modificado ya no coincide con su registro de emisión original, Positive Pay lo tratará como una excepción.
• Suplantación de identidad impulsada por IA y solicitudes urgentes
  En las estafas de «deepfake» o de suplantación de correo electrónico empresarial, los estafadores pueden convencer al personal para que emita un cheque «urgente» o modifique los datos de pago de un proveedor. Incluso si alguien cae en la trampa de la ingeniería social, el cheque aún debe superar la verificación de Positive Pay, lo que le da a tu equipo una última oportunidad de detectar cualquier anomalía durante la revisión matutina.
  

Un pequeño hábito con un gran impacto

Para la mayoría de las empresas, lo más difícil es simplemente crear una rutina: exportar o introducir los cheques emitidos al final del día y realizar una rápida revisión de «Positive Pay» cada mañana. Una vez que se convierte en un hábito, se gana la confianza diaria de que ningún cheque no autorizado puede pasar desapercibido, incluso aunque las tácticas de fraude evolucionen.

Si ya eres miembro empresarial miembro Tropical Financial pero aún no utilizas Positive Pay, el equipo de tesorería o de gestión de tesorería de tu cooperativa de crédito puede guiarte en el proceso de configuración y mostrarte cómo es esa comprobación de dos minutos en tu plataforma concreta. Ponte en contacto hoy mismo con tu sucursal local de TFCU para obtener más información.